Met deze tips help ik jou om je mailbox te organiseren door het uitvoeren van enkele eenvoudige stappen.

Op mijn social mediakanalen heb ik al de tip gedeeld om je mailbox als volgt in te richten:

  1. Werkarchief
    • Afhandelen
    • Afwachten
    • Lezen
  2. Referentiearchief

Alles wat geen actie behoeft verplaatst je direct naar je referentiearchief. Zorg ervoor dat je e-mails die je binnen 5 minuten kunt afhandelen direct afhandelt. Heb je meer tijd nodig plan de actie dan in. Je gaat als volgt te werk: markeer de e-mail door boven in het lint op opvolgen te klikken. Vervolgens kun je aangeven wanneer je deze mail wilt inplannen. De e-mail wordt vervolgens aan je takenlijst toegevoegd. Deze vind je links onderin (checklist icon; afhankelijk van Outlook versie en instellingen). Plan vervolgens tijd hiervoor in je agenda in. 

 

Mails monitoren kun je als volgt doen:

Zet jezelf in de bcc bij een verzonden e-mail die je wilt monitoren. Maak een regel aan in Outlook. Dit doe je vervolgens door op de e-mail te gaan staan die je zojuist hebt aangemaakt waarbij jij zelf in de bcc staat. Klik op je rechtermuisknop. Kies regels. Kies regel maken. Vink aan het vakje aan. Vink vervolgens aan e-mail naar map verplaatsen. Geef de map aan waar je de e-mails naar wilt verplaatsen. Dat is de map afwachten in je werkarchief. Druk op OK. Vink voer deze nu regel uit op berichten die in de huidige map aanwezig zijn.

 

Om je Nieuwsbrieven automatisch naar de map lezen te verplaatsen ga je als volgt te werk:

Ga op de Nieuwsbrief staan. Vink aan het vakje aan. Vink aan e-mail naar map verplaatsen. Selecteer de map. Dat is de map lezen in je werkarchief. Klik op OK. Vink aan voer deze regel nu uit op berichten die in de huidige map aanwezig zijn. Klik op OK.

 

Ben jij zelf te druk om met deze tips aan de slag te gaan of wil je meer tips in je mailbox ontvangen? Stuur dan een e-mail naar anke@nextsupportmanagement.nl.